Kundengespräche und Vertriebstermine mit der Hand mitschreiben

1. Die Seite mit dem Kunden beginnen. Schreib in die erste Zeile besprechung:, den Anlass, den Kunden als #Projekt und alle mit @, zum Beispiel: besprechung: Erstgespräch #Huber @Frau_Huber @Markus.
2. Zuhören und mitschreiben. Die Zeilen ohne Marker sind die Notizen des Gesprächs: Bedarf, Einwände, Budget, Zeitplan. Kurz und in deinen Worten reicht.
3. Follow-ups markieren. aufgabe: vor alles, was du zugesagt hast, mit Datum. warten: vor das, was der Kunde liefern soll. termin: vor den nächsten Termin mit Tag und Uhrzeit.
4. Nach dem Termin fotografieren. Im Auto oder im Büro: ein Foto mit der App für iPhone und Android, oder später im Browser hochladen. Ohne Netz geht das Foto raus, sobald du wieder online bist.
5. Bestätigen und nachfassen. Aufgaben und Termine warten auf „Bestätigen“. Dann prüfst du den Mail-Entwurf und schickst die Zusammenfassung an den Kunden.

Ein aufgeklappter Laptop steht zwischen dir und deinem Gegenüber. Ein Notizbuch nicht. Du hältst Blickkontakt, schreibst die zwei Sätze auf, die wirklich zählen, und der Kunde sieht, dass du zuhörst.

Das Problem kommt danach. Die Zusagen stehen auf Seite 14 zwischen Preisen und einer Skizze vom Lager, der nächste Termin ist nicht im Kalender, und die Mail mit dem Angebot schreibt sich auch nicht von selbst. Bis zum CRM schafft es davon am Freitag nur die Hälfte.

Axsuro setzt hier an: Du schreibst weiter mit der Hand. Ein Foto reicht, Axsuro liest die Seite Zeile für Zeile, und kurze Marker am Zeilenanfang sagen, was aus einer Zeile werden soll.

• besprechung: Erstgespräch #Huber @Frau_Huber @Markus
• Lager zu klein, will bis Frühjahr erweitern
• Budget noch offen, Entscheidung im Jänner
• aufgabe: Angebot schicken bis Fr !
• warten: Grundriss von @Frau_Huber
• termin: 12.12. 10:00 Besichtigung vor Ort
• mail: @Frau_Huber Danke fürs Gespräch, Angebot kommt bis Freitag

Daraus macht Axsuro:

• ein Meeting mit Frau Huber und Markus im Projekt Huber, mit den zwei Zeilen als Notizen,
• eine wichtige Aufgabe „Angebot schicken“, fällig am Freitag,
• eine Aufgabe „Wartet auf jemanden“ für den Grundriss,
• einen Termin am 12.12. um 10 Uhr, eine Stunde lang, nach dem Bestätigen auch in deinem Google- oder Outlook-Kalender,
• einen kurzen E-Mail-Entwurf an Frau Huber unter „E-Mails zum Schreiben“ auf der Seite.

Der Mail-Entwurf: Aus einer Zeile mit mail: wird ein kurzer Entwurf an den @Namen oder die Adresse in der Zeile, Betreff und Text nur aus dem, was du geschrieben hast. Es geht nichts von selbst raus: Du prüfst ihn, dann öffnest du ihn in deiner Mail-App oder sendest ihn über Axsuro, Antworten kommen zu dir. Axsuro merkt sich die Adresse für den Namen.

Die Zusammenfassung: „Zusammenfassung senden“ schickt das Meeting mit Notizen, Beschlüssen und Aufgaben (wer, bis wann) per E-Mail an alle, die dabei waren, und an jede Adresse, die du dazuschreibst. Der Kunde braucht kein Konto und sieht nur dieses eine Meeting. Du kannst ein paar Worte voranstellen und vorher eine Vorschau ansehen.

Wenn der Kunde sich nicht meldet: Ist ein warten: nach fünf Tagen noch offen, bekommst du eine Mitteilung aufs Handy mit einer kurzen Erinnerung, fertig zum Senden. Geschickt wird sie erst, wenn du tippst.

Mit #Huber legst du beim ersten Mal ein Projekt an. Alle späteren Seiten mit #Huber landen dort: Meetings, Aufgaben, Termine, Ideen, Skizzen. So siehst du vor dem nächsten Termin auf einen Blick, was beschlossen und was noch offen ist.

Jede Person mit @Name bekommt außerdem eine eigene Seite mit allem, was mit ihr offen ist. Ab Plus zeigt sie vor einem Termin „Vor dem nächsten Treffen“: was du zugesagt hast, worauf du wartest und wie das letzte Gespräch war. Ab Pro fasst „Was ist offen mit Frau Huber?“ den Stand per KI zusammen.

Mit „Ask“ fragst du in normalen Worten: „Was hatte Huber zum Budget gesagt?“ Die Antwort kommt nur aus deinen Notizen, mit Links zu den Seiten.

Ab Pro kannst du mit „Meeting aufnehmen“ das Gespräch aufzeichnen, während du auf Papier mitschreibst, am iPhone auch bei gesperrtem Bildschirm, bis etwa 90 Minuten. Axsuro schreibt auf, was gesagt wurde, und findet zu jeder geschriebenen Zeile die Stelle im Gespräch: Ein Tipp auf „▶ 12:34“ neben der Zeile, und du hörst nach, wie genau der Kunde es formuliert hat.

Die Aufnahme wird gespeichert (in Frankfurt, bis du sie löschst), und wer die Seite geteilt bekommt, kann sie anhören. Sag deshalb allen im Raum oder am Telefon vorher, dass du aufnimmst, und nimm nur auf, wenn alle einverstanden sind.

Verbindest du Google, Microsoft oder Todoist, gehen bestätigte Aufgaben und Termine in beide Richtungen: Axsuro → dort in Sekunden, dort → Axsuro in etwa fünf Minuten. Free verbindet ein Konto, ab Plus alle. Wie das läuft, steht im Ratgeber Vom Papier in den Kalender.

• Jeder Plan: Marker, Meetings, Mail-Entwürfe, „Zusammenfassung senden“, Projekte (Free: 5).
• Ab Plus: „Vor dem nächsten Treffen“, Meeting-Zusammenfassung per KI, Erinnerung vor dem Termin.
• Ab Pro: Meeting-Aufnahmen, „Was ist offen mit …?“, Meeting-Notizen nach Slack oder Notion.

Arbeitet ihr als Vertriebsteam, verteilt Axsuro Business Aufgaben mit @Name an Kolleginnen und Kollegen, siehe Handschriftliche Notizen im Team. Alle Preise stehen auf der Preisseite.

• Handschriftliche Meeting-Notizen in Aufgaben verwandeln
  Handschriftliches Protokoll digital: Mit besprechung:, aufgabe: und beschluss: wird deine Seite ein Meeting mit Aufgaben und Zusammenfassung für alle.
• Das Notizbuch für Gründer, Geschäftsführung und Führungskräfte
  Viele Meetings, ein Notizbuch: Wie Gründer und Führungskräfte mit Axsuro Beschlüsse, Aufgaben und offene Punkte vom Papier behalten, ohne abzutippen.
• Vom Papier in Google Kalender, Outlook und Todoist
  Aufgaben vom Papier digital: termin: und aufgabe: auf die Seite, Foto, bestätigen. Axsuro synchronisiert mit Google, Outlook, Microsoft To Do und Todoist.